Vergaderen, het recept voor succes
Zo langzamerhand kennen veel mensen ons motto: Samen maken we het simpel. Maar het is meer dan een motto, het is ook echt onze werkwijze. Door goed samen te werken bereiken we meer en maken we de zaken eenvoudiger en beter. En dat samenwerken begint met overleg.
Overleg vindt in allerlei vormen plaats, maar natuurlijk ook in die wat beladen of, zo je wilt, belegen vorm: de vergadering. Net als in de rest van Nederland, wordt er ook bij Vasco, en bij de bedrijven waar we werkzaam zijn, veel vergaderd. Vergaderingen worden vaak gezien als saai, zinloos en tijdverspilling. Vanuit Vasco geef ik regelmatig trainingen en als ik de vraag stel: ‘Wie heeft het gevoel door vergaderingen niet aan werk toe te komen?’, gaan bijna altijd alle handen omhoog. Vergaderen is op z’n zachtst gezegd niet populair. Maar vergaderen valt niet uit het dagelijks organisatiebeeld weg te denken. Gelukkig maar, want vergaderen is de basis voor besluitvorming en een hele mooie manier van samenwerken. Met een helder doel voor ogen werken we met de juiste mensen in een goed tempo naar een haalbaar resultaat toe. Wanneer we effectief vergaderen, kan het ons juist enorm veel tijd besparen. Het is daarbij belangrijk dat iedereen die deelneemt aan de vergadering, weet wat zijn of haar rol is, en weet wat er nodig is om de vergadering tot een succes te maken.
Als we kijken naar het vergaderen zijn er vier belangrijke rollen te onderscheiden.1) de initiator, 2) de deelnemer, 3) de vergaderleider en 4) de secretaris. Voor iedere rol is een checklist te maken. Als je voor iedere rol alle hokjes kan aanvinken, ben je goed op weg om effectief te vergaderen. Toch kan het zo zijn dat er in de organisatie, ondanks alle ja’s op de checklists, geen werk van de vloer komt. Goed vergaderd, maar het resultaat wordt nergens zichtbaar. Het is dan belangrijk om je af te vragen hoe binnen de organisatie beslissingen worden genomen. Kunnen medewerkers voldoende eigenaarschap tonen en is er voldoende mandaat meegegeven om het beoogde resultaat te kunnen realiseren? We hebben het dan over de organisatiecultuur en -structuur. Denk aan de projectverantwoordelijke die niet voldoende gemachtigd is en voor elk besluit eerst langs de leidinggevende moet, of de ondernemingsraad die een te dominante rol heeft. De resultaten van een vergadering kunnen dan onbedoeld teniet worden gedaan. Het is dus goed om te realiseren dat vergaderen een middel is en niet een doel op zich. Het recept voor resultaat is een combinatie van effectief vergaderen en een goede opvolging. Richt je vergadering goed in, maar ook je organisatie. Duidelijker kan ik de notulen niet maken.
