Oude systemen: stille kosten, grote risico’s
Bij veel van de IT-projecten die we doen ligt de focus op de implementatie van nieuwe systemen. Stuurgroepen en projectmeetings draaien om planning, scope en businesscases. Logisch, het nieuwe systeem moet het bedrijf immers toekomstbestendig maken. Maar juist het oude systeem blijft vaak buiten beeld. En dat is een blinde vlek, want in de overgangsfase kunnen dáár de grootste risico’s en kosten schuilgaan.
Hier komt decommissioning - oftewel ontmanteling - om de hoek kijken. Dat wil zeggen het gecontroleerd buiten gebruik stellen van verouderde IT-systemen. Het verdient een structurele plek in iedere transformatieaanpak. Waarom? Om deze vier redenen:
1. Kostenbesparing
Oude systemen blijven geld kosten: licenties, beheer, hosting, support. Hoe langer je ze laat draaien, hoe duurder het wordt. Uitfaseren levert directe besparingen op.
2. Beveiliging en compliance
Verouderde software krijgt vaak geen updates meer. En wie is er nog verantwoordelijk voor governance en databeheer? Het is meestal onduidelijk of het wordt ronduit vergeten. Dat maakt je kwetsbaar voor datalekken en kan negatieve gevolgen hebben voor de compliance. Bijvoorbeeld voor het werken in overeenstemming met de AVG.
3. Minder complexiteit
Een opgeruimd IT-landschap creëert overzicht. Door systemen tijdig uit te faseren, verklein je afhankelijkheden. Je maakt hierdoor change- en incidentmanagement eenvoudiger en je kunt sneller inspelen op nieuwe wensen of innovaties, zonder vast te lopen in legacy.
4. Verantwoordelijkheid en eigenaarschap
Oude systemen zijn vaak ingericht en beheerd door inmiddels verdwenen organisatiestructuren. Hoewel het systeem nog steeds draait, is in de nieuwe organisatie vaak niet vastgelegd wie er verantwoordelijk is. Het systeem functioneert als het ware in een niemandsland, met alle risico’s van dien.
Kortom
Een succesvolle transformatie is niet compleet zonder het afsluiten van het oude systeem. Begin daarom vanaf dag één met het plannen van de ontmanteling. Maak het onderdeel van je aanpak, leg eigenaarschap vast en zorg voor heldere governance en rapportage. Alleen dan maak je écht ruimte voor de toekomst.
