Reuniões, a receita do sucesso

Hoje em dia, a nossa divisa é conhecida por muitas pessoas: Juntos tornamos as coisas fáceis. Mas isto não é só uma divisa, também é a nossa forma de trabalhar. Se a colaboração for boa, alcança-se mais e tornamos as coisas mais simples e melhores. Esta colaboração começa pela comunicação. 

Existem várias forma de garantir a comunicação dentro da empresa, mas a mais popular, e um tanto pesada ou, se preferir, enfadonha, é a reunião. Tal como no resto dos Países Baixos, são realizadas inúmeras reuniões na Vasco e nas empresas onde trabalhamos. Infelizmente, as reuniões costumam ser consideradas chatas, sem sentido e uma perda de tempo. Eu próprio, costumo dar cursos de formação em nome da Vasco e quando faço a pergunta aos cursistas “Quem de vocês tem a sensação de não conseguir trabalhar o suficiente por causa das reuniões?”, praticamente todos levantam a mão. Embora as reuniões não sejam, para usar uma expressão eufemística, nada populares, estas não podem ser ignoradas do quadro organizacional diário. E, ainda bem, porque as reuniões formam a base para a tomada de decisões e é uma bela forma de trabalhar em conjunto. Com um objetivo claro em mente, trabalhamos com as pessoas certas a bom ritmo para atingir um resultado exequível. Quando temos reuniões eficazes, isto pode poupar-nos muito tempo. Além disso, é importante que todos os participantes na reunião saibam qual é o seu papel e o que é necessário para que a reunião seja um sucesso.

Nas reuniões, há quatro papéis importantes distintos: 1) o iniciador, 2) o participante, 3) o líder da reunião e 4) o secretário. A cada função pode ser atribuída uma checklist. Quando é possível assinalar todas as caixas para cada função, sabe-se que se está no caminho certo para atingir uma reunião eficaz. No entanto, apesar de todos os sins nas checklists e uma boa reunião, isto não significa que os resultados sejam visíveis e conduzam a trabalho na organização. Nessa altura, é importante colocar-se a questão de que modo são tomadas as decisões dentro da organização. Os funcionários são capazes de demonstrar apropriação suficiente e foram dados mandatos suficientes para alcançar o resultado pretendido? Neste caso, estamos a falar da cultura e estrutura organizacional. Pense por exemplo no chefe de projetos que não tem poderes suficientes para tomar decisões e que tem de passar sempre pelo supervisor para tal, ou no conselho de trabalhadores que tem um papel muito dominante. Estes fatores podem prejudicar despropositadamente os resultados de uma reunião. Portanto, é bom perceber que as reuniões são um instrumento e não um fim em si mesmo. A receita para os resultados é uma combinação de reuniões eficazes e um bom seguimento. Portanto, não só organize bem a sua reunião, mas também a sua organização. Não consigo explicá-lo mais claramente que isto.